1. DASAR HUKUM
Berdasarkan
Peraturan Wali Kota Probolinggo Nomor 59 Tahun 2021 tentang Satu Data Kota
Probolinggo, walidata adalah perangkat daerah yang bertugas melaksanakan
pengumpulan, pengolahan, analisis dan diseminasi data dan metadata lintas
sektoral yang disampaikan oleh Produsen Data, yaitu Dinas Komunikasi dan
Informatika Kota Probolinggo. Karena itu selaku walidata, Dinas Komunikasi dan
Informatika harus melakukan proses pengumpulan data statistik sektoral dengan
cepat dan efisien sehingga data statistik sektoral Kota Probolinggo dapat rilis
tepat waktu.
2. PERMASALAHAN
Proses pengumpulan
data merupakan hal yang sangat penting dalam penyusunan Data Statistik Sektoral
Kota Probolinggo, sebab rilis Data Statistik Sektoral berkaitan erat dengan
target waktu dan jenis Data sesuai Urusan Pemerintahan. Pemanfaatan Data
Statistik Sektoral sangat penting sebagai bahan penyusunan dokumen perencanaan
dan pelaporan oleh beberapa instansi, dimana dalam penyusunan dokumen tersebut
sangat berkaitan erat dengan batas waktu penyusunan. Oleh sebab itu, kecepatan
dan ketepatan rilis data sangatlah penting. Namun pada kenyataannya, proses
pengumpulan data belum bisa optimal. Banyak faktor penyebabnya, antara lain
pengumpulan data oleh OPD yang melebihi target waktu, pengumpulan data yang
tidak sesuai format tabel yang diminta, adanya item data yang kosong, adanya
kesalahan penjumlahan, dan lain-lain. Adanya OPD yang telambat dalam
pengumpulan data mengakibatkan kerja dari Seksi Pengelolaan Data Statistik
Sektoral menjadi terhambat dan ketepatan rilis data akan mundur dari target
yang telah direncanakan karena untuk proses lanjutan setelah data terkumpul
masih butuh waktu yang cukup lama sampai pada proses rilis data.
Berdasarkan
permasalahan yang ada pengumpulan Data Statistik Sektoral OPD di Kota
Probolinggo yang belum optimal menjadi core
issue. Gagasan kreatif yang dibuat untuk mengatasi core issue tersebut adalah dengan pembuatan alat bantu pengumpulan
data dengan menggunakan google
spreadsheet. Spreadsheet merupakan
aplikasi yang disediakan google sheets yang fungsinya sama dengan microsoft excel namun memiliki kelebihan
diantaranya kemudahan akses menggunakan perangkat apapun, adanya fitur autosave
yang secara otomatis menyimpan file yang sedang di kerjakan serta dapat di
akses dan di edit oleh beberapa perangkat sekaligus secara real-time.
3. ISU STRATEGIS
Inovasi ini
berkaitan dengan isu strategis penguatan penyelenggaraan statistik sektoral
yang tertuang pada RKPD 2024 Kota Probolinggo. Disrupsi teknologi mempengaruhi
cara kerja pemerintah. Pemanfaatan teknologi dalam proses perumusan kebijakan
dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, dan responsivitas pemerintah terhadap
kebutuhan masyarakat di daerah. Penyusunan regulasi dan implementasi kebijakan
dapat diperbarui dan disesuaikan dengan cepat melalui pemanfaatan teknologi.
Selain itu, isu
digitalisasi juga berkaitan dengan inovasi ini. Pemerintah dapat memanfaatkan
digitalisasi untuk meningkatkan efisiensi pelayanan publik, mengurangi
birokrasi, dan meningkatkan transparansi. Namun, ada tantangan dalam penerapan
digitalisasi yaitu keamanan digital dan perlindungan privasi yang juga menjadi
isu penting yang memerlukan perhatian khusus dalam era digital ini.
4. METODE PEMBAHARUAN
- Kondisi sebelum adanya inovasi :
Pengumpulan data
dilakukan sesuai form telah disiapkan oleh Dinas Komunikasi dan Informatika
dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Lalu Dinas Komunikasi dan
Informatika mengupload form excel di website Dinas. Kemudian Perangkat Daerah mendowload form dan mengisi data sesuai dengan format dan yang terakhir Perangkat daerah mengirimkan form yang
sudah terisi ke Diskominfo berupa hardcopy yang sudah ditandatangani
kepala perangkat daerah dan softcopy dengan format Ms. Excel.
- Kondisi setelah adanya inovasi :
Pengumpulan data
dilakukan sesuai form yang telah disiapkan oleh Dinas Komunikasi dan
Informatika dengan menggunakan google
spreadsheet. Lalu Dinas Komunikasi dan Informatika menyiapkan link
pengisian data dan surat
permohonan data statistik sektoral kemudian mengirimkan pada
seluruh perangkat daerah terkait. Perangkat daerah mengisi data yang dibutuhkan dan langkah terakhir yaitu melakukan verifikasi
dan validasi untuk data yang telah diisi perangkat daerah pada google spreadsheet.
5. KEUNGGULAN DAN KEBAHARUAN
Pengumpulan data statistik sektoral sebelumnya
dilakukan dengan cara mendownload format tabel untuk masing-masing perangkat
daerah kemudian proses pengumpulannya dapat disampaikan melalui email atau
berupa hardcopy. Namun setelah diterapkannya google spreadsheet, proses pengumpulan data menjadi lebih mudah dan
cepat dimana masing-masing perangkat daerah dapat langsung membuka link yang diberikan dan mengisi secara
online serta akan tersimpan secara otomatis. Spreadsheet ini juga memungkinkan beberapa orang untuk membuka dan
mengedit file yang sama secara bersamaan dan akan secara otomatis tersimpan
semua perubahan yang telah dilakukan. Selain itu keunikan dari pemanfaatan google spreadsheet ini yaitu
memanfaatkan aplikasi gratis milik google
apps sehingga dapat menghemat biaya serta tidak membutuhkan aplikasi
tertentu yang berbayar untuk proses pengumpulan data.
Inovasi pemanfaatan google spreadsheet ini baru pertama kali
diterapkan di Kota Probolinggo dan atas gagasan pribadi tanpa mencontoh atau
melakukan studi banding ke daerah lainnya. Sebelumnya, google spreadsheet ini hanya diterapkan pada permohonan data
statistik sektoral Kota Probolinggo, permohonan data capaian kinerja dan target
pembangunan serta permohonan data pendukung penyusunan PDRB triwulanan. Namun
kemudian dikembangkan lagi untuk diterapkan pada permohonan data SATA JATIM.
Selain itu, perangkat daerah lain juga telah memanfaatkan google spreadsheet ini dalam melalukan permohonan data dan
informasi.
6. TAHAPAN INOVASI/ PENGGUNAAN PRODUK
Hal pertama yang
dilakukan yaitu membuat kebutuhan data statistik sektoral kemudian membuat
daftar perangkat daerah yang terkait pada pengumpulan data
statistik sektoral. Tahap berikutnya yaitu membuat format tabel kebutuhan data
pada masing-masing perangkat daerah lalu membuat google spreadsheet dan link pengisian untuk perangkat daerah. Langkah selanjutnya yaitu membuat surat permohonan
data statistik sektoral dan mengirimkan pada seluruh perangkat daerah terkait. Perangkat daerah mengisi data pada link yang tertera pada surat. Langkah terakhir yaitu melakukan
verifikasi dan validasi untuk data yang telah diisi perangkat daerah pada google spreadsheet.
