KERANGKA
ACUAN KERJA (KAK)
Pengembangan
WhatsApp Chatbot Official “PROLINK SAKTI”
(PROBOLINGGO
LINK SAPA KOTA INFORMASI)
Dinas
Komunikasi dan Informatika Kota Probolinggo
Tahun 2025
1.
Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi
menuntut Pemerintah Kota Probolinggo untuk menyediakan layanan publik yang
cepat, mudah, responsif, dan dapat dijangkau oleh seluruh masyarakat. WhatsApp
sebagai aplikasi komunikasi paling banyak digunakan di Indonesia menjadi salah
satu kanal strategis untuk menyediakan informasi resmi dan layanan aduan
masyarakat.
Sebagai upaya mendukung
transformasi digital, keterbukaan informasi publik, serta branding Kota
Probolinggo Bersolek, Dinas Komunikasi dan Informatika menggagas pengembangan
WhatsApp Official Chatbot Pemerintah Kota Probolinggo dengan identitas:
PROLINK SAKTI
(PROBOLINGGO LINK SAPA KOTA
INFORMASI)
Chatbot ini akan menjadi kanal
resmi pemerintah untuk memberikan informasi, melayani pertanyaan masyarakat,
memfasilitasi aduan, serta menghubungkan masyarakat dengan layanan pemerintahan
yang terintegrasi secara cepat dan otomatis.
2.
Dasar Hukum
a. Undang-Undang Nomor 14 Tahun
2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
b. Undang-Undang Nomor 25 Tahun
2009 tentang Pelayanan Publik.
c. Peraturan Presiden Nomor 95
Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
d. Peraturan Menteri Kominfo RI
tentang Penyelenggaraan Pelayanan Publik Berbasis Elektronik.
e. Peraturan Daerah dan Peraturan
Walikota Kota Probolinggo yang relevan dengan penyelenggaraan informasi publik
dan SPBE.
3.
Maksud dan Tujuan
Maksud
Membangun WhatsApp Official
Chatbot berbasis AI dan automasi sebagai kanal informasi publik dan pelayanan
aduan masyarakat Kota Probolinggo yang resmi, cepat, dan terintegrasi.
Tujuan
- Meningkatkan akses
masyarakat terhadap informasi pemerintahan secara cepat dan valid.
- Menyediakan kanal
komunikasi dua arah antara masyarakat dan pemerintah.
- Mempermudah layanan aduan
masyarakat dengan sistem pencatatan dan pelacakan otomatis.
- Mendukung digitalisasi
layanan publik sesuai arsitektur SPBE Kota Probolinggo.
- Menguatkan branding Smart
City dan Probolinggo Bersolek dalam aspek pelayanan publik.
4.
Ruang Lingkup Kegiatan
Ruang lingkup pengembangan
PROLINK SAKTI meliputi:
4.1. Analisis dan Penyiapan Data
·
Identifikasi
kebutuhan layanan publik yang akan dimasukkan ke chatbot.
·
Penyusunan
daftar FAQ (Frequently Asked Questions).
·
Pemetaan
sumber data dan endpoint layanan terkait (PPID, 112, jadwal pelayanan,
perizinan, wisata, kesehatan, pendidikan, dll).
4.2. Pengembangan Sistem
·
Pembuatan
dan verifikasi WhatsApp Business Platform Official (Meta).
·
Pembuatan
chatbot dengan fitur:
- Auto-reply
informasi publik
- Menu
interaktif
- Integrasi
katalog layanan
- Fitur
pelacakan aduan
- Integrasi
ke dashboard laporan
- Konektivitas
dengan sistem SP4N-LAPOR / kanal aduan daerah (jika diperlukan)
·
Implementasi
AI/NLP untuk meningkatkan kemampuan menjawab berdasarkan data pemerintah.
4.3. Desain Identitas Layanan
·
Logo
PROLINK SAKTI
·
Template
pesan otomatis
·
Template
broadcast resmi pemerintah
·
Guideline
penggunaan WhatsApp Official Pemerintah
4.4. Pengujian & UAT
·
Pengujian
bersama perangkat daerah terkait.
·
Penyesuaian
konten dan layanan berdasarkan hasil UAT.
4.5. Sosialisasi dan Launching
·
Publikasi
ke masyarakat.
·
Pembuatan
materi promosi: banner, video singkat, dan media sosial.
4.6. Pemeliharaan &
Monitoring
·
Pemantauan
performa chatbot
·
Pengelolaan
log percakapan
·
Pembaruan
data dan konten secara berkala
5.
Output (Luaran)
- WhatsApp Official Chatbot
Pemerintah Kota Probolinggo dengan nama PROLINK SAKTI aktif dan dapat
digunakan masyarakat.
- SOP pengelolaan chatbot dan
alur penanganan aduan.
- Dashboard monitoring
percakapan dan statistik layanan.
- Database FAQ dan layanan
publik yang tersusun rapi.
- Materi sosialisasi dan
publikasi layanan ke masyarakat.
- Dokumen teknis (arsitektur
sistem, API, panduan operator).
