Pentatik – Kemudahan Pengumpulan Data Sektoral melalui Google Spreadsheet

Salah satu inovasi yang turut dicetuskan Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kota Probolinggo yakni Optimalisasi Pengumpulan Data Statistik Sektoral (Pentatik) dengan menggunakan Google Spreadsheet. Inovasi tersebut dicetuskan oleh Mas’uliyah Permatasari, seorang Statistisi Ahli Pertama dari Diskominfo sebagai syarat lulus Pelatihan Dasar Golongan III CPNS 2021.

Seperti diketahui proses pengumpulan data merupakan hal yang sangat penting dalam penyusunan data statistik sektoral, sebab rilis data statistik sektoral berkaitan erat dengan target waktu dan jenis data sesuai urusan pemerintahan. Pemanfaatan Data Statistik Sektoral sangat penting sebagai bahan penyusunan dokumen perencanaan dan pelaporan oleh beberapa instansi, dimana dalam penyusunan dokumen tersebut sangat berkaitan erat dengan batas waktu penyusunan. Oleh sebab itu, kecepatan dan ketepatan rilis data menjadi poin yang sangat signifikan.

Faktanya, proses pengumpulan data belum bisa optimal. Banyak faktor penyebabnya, antara lain pengumpulan data oleh perangkat daerah yang melebihi target waktu, pengumpulan data yang tidak sesuai format tabel yang diminta, adanya item data yang kosong, hingga adanya kesalahan penjumlahan.

Akibat faktor tersebut, pengumpulan data mengakibatkan kerja dari Seksi Pengelolaan Data Statistik Sektoral menjadi terhambat dan ketepatan rilis data akan mundur dari target yang telah direncanakan karena setelah data terkumpul, butuh waktu yang cukup lama sampai pada proses rilis data.

Untuk mengatasi masalah ini, Mas’uliyah Permatasari berinisiatif untuk menciptakan sebuah terobosan anyar yang memudahkan perangkat daerah mengumpulkan data yang diminta. Pentatik merupakan gagasan kreatif yang dibuat untuk mengatasi core issue tersebut. Dengan pembuatan alat bantu pengumpulan data dengan menggunakan google spreadsheet. Spreadsheet merupakan aplikasi yang disediakan google sheets yang fungsinya sama dengan microsoft excel namun memiliki kelebihan diantaranya kemudahan akses menggunakan perangkat apapun. Adanya fitur autosave yang secara otomatis menyimpan file yang sedang di kerjakan serta dapat diakses dan disunting oleh sejumlah perangkat daerah sekaligus secara real-time.

Dengan adanya pembaharuan sistem ini, beberapa manfaat akan didapatkan antara lain mempercepat proses pengumpulan data Statistik Sektoral, mempermudah verifikasi dan validasi data Statistik Sektoral, dan mempermudah dalam penginputan dan pengumpulan data Statistik Sektoral kepada Dinas Komunikasi dan Informatika, serta kolaborasi kerja tetap bisa berlangsung walaupun berada di tempat yang berbeda.

Setelah diujicobakan, inovasi Pentatik mendapat respon positif dari Perangkat Daerah. Adanya google spreadsheet memberikan perubahan yang signifikan pada proses pengumpulan data. Dengan menggunakan google spreadsheet, mulai tahun 2021 sampai tahun ini, semua perangkat daerah mengumpulkan data tepat waktu sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan oleh Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Probolinggo. Padahal di tahun 2020, terdapat 36,8% perangkat daerah yang terlambat dalam mengumpulkan datanya. (sit)