Upaya Diskominfo Gerakan OPD Percepat Alur Birokrasi

PROBOLINGGO – Diskominfo Kota Probolinggo menggelar Bimtek Aplikasi Sistem Administrasi Perkantoran Maya (SiMAYA) secara virtual yang diikuti oleh pejabat dan staf yang ada di OPD se-Kota Probolinggo. Kegiatan yang diikuti 34 OPD dan instansi vertikal dilaksanakan selama dua sesi pada tanggal 23 dan 24 September.

Kegiatan ini merupakan tindak lanjut Surat Edaran Sekretaris Daerah Kota Probolinggo nomor : 065/1326/425.201/2020 tanggal 04 September 2020 tentang Penggunaan Aplikasi Sistem Administrasi Perkantoran Maya (SiMAYA) di semua OPD.

SiMaya adalah aplikasi administrasi perkantoran berbasis web yang dikembangkan Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo) untuk digunakan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah.

Sebelum adanya bimtek virtual ini, Diskominfo dengan perwakilan Tim Prakom(Pranata Komputer) telah melakukan pelatihan ke masing-masing OPD sejak awal tahun 2020. Namun, hanya beberapa OPD saja yang mengimplementasikannya, sehingga pendisposisian surat kebanyakan masih dieksekusi secara manual. Begitupun dengan surat masuk dan surat keluar.

Kepala Bidang Layanan e-Government Dinas Kominfo Kota Probolinggo, Rudi Hermanto menjelaskan bahwa SiMaya ini sudah digunakan oleh kepala daerah dan sekretaris daerah, sehingga seluruh OPD mau tidak mau harus menggunakannya karena pimpinan memberikan disposisi secara elektronik.

“Dengan adanya surat edaran Sekda tentang pemanfaatan SiMaya bagi seluruh OPD, maka menjadi wajib bagi semuanya untuk menindaklanjuti. Diskominfo sendiri sudah dua tahun terakhir ini menggunakan SiMaya, dan kami merasa sangat terbantu dengan adanya aplikasi ini,” papar Rudi, sapaannya.

“Manfaat aplikasi adalah alur birokrasi yang lebih cepat, arsip menjadi lebih aman, penggunaan kertas menjadi tidak banyak terpakai,”tambahnya.

Disampaikan juga oleh Rudi bahwa telah dibentuk whatsapp grup oleh admin tingkat kota untuk mempermudah koordinasi antar OPD dalam mengimplementasikan surat, terutama surat keluar yang dikirim melalui SiMaya. Grup itu juga sebagai sarana sharing dan bertanya tentang kesulitan yang ditemukan saat menggunakan aplikasi SiMAYA.

“Setelah adanya bimtek ini, aplikasi SiMAYA dapat diimplementasikan di masing-masing OPD. Jangan dianggap sulit, akan bisa karena biasa. Dengan membiasakan diri, jadi lebih mudah menerapkannya, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga,” harapnya. (inrum)